Schriftliches Briefing oder Begegnung?

Anlässlich einer Anfrage zu einem Auftrag über eine Webseite drückte eine Interessentin vor kurzem ihre Verwunderung darüber aus, dass ich keinem meiner Kunden je begegnet bin, und der Kontakt selbst zu meinen langjährigen und regelmäßigen Auftraggebern ausschließlich über eMail besteht.
Tatsächlich arbeite ich für Unternehmen, Institutionen und Privatkunden aus allen Teilen und Winkeln Deutschlands, Österreichs und der Schweiz. Im Münsterland ansässig ist lediglich ein mittelgroßer Handwerksbetrieb – und dies ist purer Zufall: Diese geschäftliche Beziehung entstand durch eine Empfehlung, nicht aufgrund geographischer Nähe. Persönliche Treffen wären also kaum möglich und sie sind auch nicht notwendig. Für eine gute Zusammenarbeit sind andere Faktoren entscheidend.

1. Erfolgsfaktor Wunsch & Begehren
Dass potentielle Kunden zumindest einige meiner Texte kennen und sich deshalb wünschen, dass ich für sie arbeite, ist für mich zum Beispiel von grundlegender Bedeutung. Dies grenzt nicht zuletzt Textarbeit von künstlerischer Textarbeit ab.
Es ist ein sehr großer Unterschied, ob ein Auftraggeber sich einen Texter aussucht, wie er sich einen Architekten, Inneneinrichter oder Haute Couture-Designer aussuchen würde – nämlich seinem Geschmack und der gefühlten Übereinstimmung entsprechend – oder ob er lediglich auf irgendeinen Dienstleister zurückgreift, der alles für jeden zu jedem Thema und in jedem Stil macht.

2. Eine klare Beschreibung
Ebenso wichtig ist für die gelungene Abwicklung eines Auftrags eine solide Grundlage.
Das sogenannte Briefing – eine Art schriftliches Vorgespräch – hilft zu klären, welche Erwartungen und Vorstellungen zu erfüllen sein werden und wie dies erreicht werden kann. Für das Textkonzept einer Webseite zum Beispiel habe ich einen kleinen Fragebogen entwickelt, der mir alle Informationen verrät, die ich benötige, um mich in das Projekt einzufühlen. Neben 16 Fragen enthält er auch Felder, in die der künftige Kunde zusätzlich eingeben kann, was ihm besonders wichtig ist.
Auf diese Weise können Rückfragen, sollten sie nötig sein, sofort zusammengestellt und gebündelt werden, und dieser erste Austausch kann als Vorstufe zur späteren vertraglichen Vereinbarung genutzt werden, ohne dass Mündliches zeitraubend und umständlich protokolliert und noch einmal geprüft werden muss. Dies entspannt die Situation für den Auftraggeber, der sich vom ersten Augenblick an ganz auf den Inhalt seines Projekts konzentrieren kann. Rechtliche Formalien wird so Genüge getan, aber sie nehmen eine subjektiv weniger belastende Form an, als wenn ein Gesprächsprotokoll gegengezeichnet werden müsste.

3. Eine entspannte Atmosphäre
Der Fragebogen bietet zudem den Vorteil, dass der Kunde ihn in aller Ruhe, d.h. ohne Zeitdruck und in einer gewohnten und entspannten Umgebung ausfüllen kann, was der Genauigkeit, der Ausführlichkeit und der Ideenqualität dienlich ist. Es besteht nicht die Gefahr, dass er etwas Wichtiges zu erwähnen vergisst, wie es im Gespräch durch kleine Ablenkungen oder aufgrund des begrenzten Zeitrahmens der Fall sein kann. Wie lange er braucht, um alle Fragen zu beantworten, bleibt ihm überlassen. Er kann seine Gedanken treiben lassen, den Fragebogen ruhen lassen und wiederaufnehmen, sich damit beschäftigen, wenn ihm danach ist – und nicht wenn er muss, weil ein Termin ansteht.

Eine persönliche Begegnung ist für eine erfolgreiche Vorbesprechung also nicht nur unnötig, sondern in gewisser Hinsicht auch kontraproduktiv, da ineffizient.
Wenn Interessenten sie jedoch für unerlässlich erachten, kann dies drei Ursachen haben:
– Der Kunde hat selbst kein klares Bild dessen, was er will, und erhofft sich im Dialog Klarheit für sich selbst. In diesem Fall ist der Fragebogen allerdings viel hilfreicher, denn er trägt dazu bei, Gedanken zu sortieren und zu strukturieren und die wichtigsten Linien zu finden, ohne Gefahr zu laufen, sich in Einzelheiten zu verzetteln.
– Der Kunde ist bei der Wahl eines Dienstleisters – ganz gleich, ob es sich um einen Texter, einen Klempner oder einen Caterer handelt – grundsätzlich immer unsicher und verlässt sich deshalb auf seinen subjektiven Eindruck einer Person, anstatt die Qualität der Arbeit anhand konkreter Maßstäbe und Vergleiche zu messen. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass er Qualität nicht erkennt und nicht beurteilen kann. Von solchen Kunden halte ich mich grundsätzlich fern.
– Der Kunde erwartet eine sehr persönliche Betreuung auch jenseits der eigentlichen Grenzen des Auftrags. Es ist ein absolut legitimer und nachvollziehbarer Wunsch, der aber von einem Alleinunternehmer nur mit sehr erheblichen Zusatzkosten zu erfüllen ist. In diesem Fall empfehle ich dem Interessenten eine Agentur meines Vertrauens, die strukturell dazu in der Lage ist, neben der Textleistung auch die persönliche Nähe zu bieten, die der Kunde braucht.

In meinem Ratgeber zum Textauftrag gehe ich im Kapitel „Den richtigen Texter finden” auf weitere Einzelheiten dieser Thematik ein und erkläre unter anderem, warum objektiv nichts dafür spricht, einen Texter „in der Nähe” zu suchen – Vieles allerdings dagegen.